La
Gerencia de Recursos físicos como una parte de las ciencias Administrativas, se
encarga de estudiar la adquisición o compra, manejo, registro control y
seguimiento de los recursos materiales que utilizan las entidades públicas o
cualquier tipo de organización para el desarrollo de su proceso productivo de
bienes o servicios. Utiliza las normas, aspectos legales que rigen su manejo,
los principios e instrumentos de trabajo entre otros: la planeación para prever
las cantidades y calidades de recursos a adquirir, la dirección para el manejo
y administración de materiales, hace uso de la verificación, seguimiento para
monitorear y evaluar la gestión de los recursos. El almacén es el Centro
Administrativo para el manejo y administración de los recursos físicos.
Para la
implementación práctica de este trabajo se emplearon simultáneamente
diversos métodos y técnicas,
tanto de tipo cuantitativo, como de tipo cualitativo pero con el objetivo final
de lograr conclusiones a tono con las necesidades de solución del problema
de la investigación.
Entre ellas se puede mencionar: encuesta, entrevista, observación directa,
revisión de documentos,
tormenta de ideas y trabajo en grupo,
así como técnicas de análisis y síntesis,
el método ABC
y modelos económicos matemáticos.
Surgimiento y Desarrollo de
la Logística
La actual globalización de
los mercados impone
a las empresas una
acrecentada y dinámica competencia.
Este proceso exige
que las empresas tengan un abanico de estrategias para
que las compras,
la producción y
la financiación tengan costos más
bajos.
El rápido desarrollo
de la Logística como ciencia ha
reclamado una periodización, sobre lo cual varios autores han propuesto también
diversos criterios. La Dra. Maritza Ortiz Torres (2004) en su tesis doctoral discute
este aspecto y enmarca el desarrollo de la logística en cuatro grandes
momentos.
Según el autor
González, (2007) en el sitio web
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/cadena-logistica-y-mejores-practicas.htm
existen diferentes definiciones en torno a
la cadena logística. Para ello vamos a citar algunas de ellas.
De acuerdo con
Opertti, J. (2006) ¨ es
la ubicación de los recursos en
el lugar adecuado y en el tiempo convenido.¨
De igual forma señala el mismo autor, que etimológicamente la palabra logística
proviene del griego ¨logistikos¨, que significa saber calcular.
Ahora bien, según
Acevedo, J. y Gómez, M. (2000:6), el concepto moderno
de logística la describe como: ¨ la acción del
colectivo laboral dirigida
a garantizar las actividades de diseño y dirección de
los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes de
origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y
coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en
la cantidad, calidad,
plazos y lugar demandados, con elevada competitividad y
garantizando la preservación del medio ambiente.
En general, logística
integrada es un sistema muy
amplio de administración de
toda Ia cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta
la distribución de
los bienes elaborados
al consumidor.
La gestión del
sistema logístico ó gestión logística consiste en la creación y operación de
sistemas de flujos eficientes para manipular materiales e información,
es la herramienta de la tecnología y
la economía de
la circulación de los materiales y la información en la cadena total de
suministro, abarca todas las actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de
productos que tiene lugar entre los puntos de adquisición y los puntos de consumo.
Como bien se plantea
en el sitio web
http://jaibana.udea.edu.co/grupos/logistica/Modelo%20de%20Referencia.htm
la función del
sistema logístico en estas nuevas condiciones es el establecimiento de políticas, procedimientos y
planes que permitan:
1. La planificación de
los recursos que deben almacenarse y por tanto adquirirse (Planificación de las
compras) para cumplir los programas de
producción, servicios, distribución o ventas. Logística
de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.
2. La selección de
los proveedores y
la definición de las relaciones a establecerse con ellos. Logística de
Aprovisionamiento o Logística del Suministro.
3. La adquisición de
dichos materiales (Compras) en las mejores condiciones económicas, de entrega y
calidad. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.
4. El almacenamiento
de los productos, proceso que va desde la recepción para garantizar que cumplan
con la calidad y cantidad contratada y su mejor distribución en consonancia con
las necesidades de la organización. Logística
de la Producción.
5. El control de
los inventarios tanto en el almacén como
en tránsito, base de la planificación futura de los materiales y de la contabilidad de
los inventarios y sus movimientos. Logística de Aprovisionamiento o
Logística del Suministro.
6. La distribución
y comercialización tanto
de los productos que llegan del proveedor a la organización como
de ésta a los clientes externos. Logística
de la Distribución.
7. Logística
de Retorno. Corriente de materiales en sentido inverso. En esta fase
se conforma la nueva utilización que se le dará a los productos finales y a los
desechos una vez concluido su ciclo de vida. También se incluye los envases
reutilizables.
El sistema logístico
está formado por los proveedores, la organización, los clientes y los canales
de distribución que permiten que los productos se muevan desde los proveedores
hasta los clientes. En este sistema están presentes tres flujos, el informativo
que va primero del cliente al proveedor y luego regresa al cliente, el material
que va del proveedor al cliente y el financiero que va del cliente al
proveedor.
En conclusión, para
que una cadena logística funcione de manera integrada, es necesario
reconsiderar las relaciones proveedor cliente, de forma que abarquen no sólo
los flujos material y financiero, sino también el flujo de información
susceptible de ser empleada por las empresas de la cadena para mejorar el servicio, disminuir el coste y mejorar la
capacidad de adaptación a los cambios.
Costos logísticos
La logística posee un
papel preponderante en el desempeño eficiente y eficaz de la gestión
empresarial, para lograr altos niveles de competitividad. Para ello, es preciso
efectuar un estudio exhaustivo y cuantificable de los costos asociados a los
sistemas logísticos.
Los costos
logísticos, por lo general, son bastante altos, variables entre ramas económicas, entre
modalidades de despacho y entre productos. En países de economía avanzada,
pueden ser el 20% del producto interno bruto de la industria, y aún así, son ignorados muy a
menudo.
En este estudio se
asume la opinión que al respecto adelanta la Dra. Maritza Ortiz Torres (2004),
en su ya citada tesis doctoral, en el sentido de que cada
uno realiza la clasificación atendiendo a su propia definición y que, en ambos
casos, se relacionan en uno u otro grupo los costos que en realidad afectan la
función logística en la organización. Igualmente aquí se comparte ambos
criterios y la clasificación por ella propuesta que se detalla debajo, en la
que, tomando como base la interrelación estrecha que existe entre la gestión de
compras y aprovisionamiento con la gestión de inventarios, agrupa a todos estos
como costos asociados a la Logística de Aprovisionamiento. Así, la
clasificación que aquí se asume es:
·
Costos logísticos asociados a la gestión de compras e inventarios.
·
Costos logísticos asociados al transporte.
·
Costos de información y administración logística.
La gestión de
aprovisionamiento en empresas comerciales y de servicios.
La función de
aprovisionamiento, según plantea Correa, I. M. S. E. (11-2006) en el
sitio web http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/gestion-de-compras-y-la-relacion-con-los-proveedores-para-la-competitividad-empresarial.htm,
es un factor relevante de contribución al rendimiento económico de la empresa.
La misma suele definirse como el conjunto de actividades que desarrollan las
empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos
que le son necesarios para la realización de sus actividades.
El objetivo general
de esta función se vislumbra bajo los parámetros de eficacia y eficiencia. Desde la óptica de la eficacia,
se trata de conseguir que el producto o servicio esté disponible cuando se
necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo
oportuno. La eficiencia, los aprovisionamientos tratan de
conseguir que el coste de los recursos empleados para realizar las distintas
actividades encaminadas a conseguir el anterior objetivo sea el menor posible.
La gestión de
aprovisionamiento comprende tres actividades básicas:
·
Gestión de compras.
·
Gestión de almacenes.
·
Gestión de inventarios.
Gestión de compras.
Las compras son una
actividad dentro de la función de aprovisionamiento. Esta actividad es
compleja, entre otros aspectos, por la diversidad de productos o servicios a
adquirir, la variabilidad de la demanda, la escasez de capitales, el crecimiento de
los costos financieros, el constante incremento de las exigencias de calidad
por los clientes, así como la globalización de los mercados.
Los procesos principales de la actividad de
compras pueden resumirse como sigue:
·
Estudio de las fuentes de suministro y selección de proveedores.
·
Gestión de las ofertas, a partir de los niveles de calidad requeridos y
gestión de precios.
·
Negociación y contratación.
·
Gestión de presupuestos y gestión de pagos.
·
Gestión de las reclamaciones y las devoluciones.
·
Seguimiento de las operaciones realizadas, en todos los
acuerdos y condiciones establecidas por el proveedor.
El proceso de
decisión de compras requiere del análisis de cuatro parámetros que son los
fundamentales para la negociación. Estos parámetros, según Ignacio
Soret Santos, son:
·
Precio
·
Calidad
·
Condiciones de pago
·
Plazo de entrega
Estos parámetros
resultan vitales, por lo que en casi todas las definiciones de compras se alude
de forma directa o indirecta a cada uno de ellos.
Gestión de
almacenes.
Para Gemeil, M. T.,
J. R. Daduna, et al. (Febrero, 2007), el almacén es una instalación técnica
constituida por diferentes áreas equipadas con los mediosde mecanización o automatización destinados para la
actividad de almacenamiento, cuyo objetivo está encaminado a lograr el proceso
de recepción, ubicación, ordenamiento, control, conservación y preparación de
la producción para el consumo y despacho de los valores materiales, para garantizar
la continuidad de la producción y el consumo acorde con las crecientes necesidades
de la sociedad.
·
Recepción de artículos e identificación de los mismos.
·
Almacenamiento, colocación y custodia.
·
Entrega de productos.
Por último, es útil
reiterar que las funciones de compras, almacenamiento e inventarios están
estrechamente interrelacionadas: una adecuada gestión de compras implica
conocer la capacidad disponible de almacenamiento para conservar en buen estado los productos hasta que haya
demanda.
Gestión de
inventarios.
Una vez definidos
los precios, la posibilidad de maximizar las utilidades en el negocio para los
distintos participantes de la cadena, viene dada por los ajustes en los costos
de operación, y es precisamente ahí donde un manejo eficiente de la cantidad y
variedad de productos disponibles -es decir, la Administración de Inventarios es una
de las claves para el éxito del negocio.
La administración
de inventarios, es uno de los factores determinantes en la cadena proveedor -
distribuidor - consumidor. Lo que el cliente compre o deje de comprar y en la
cantidad que desee, define el accionar de cada uno de los integrantes de esta
relación. Una eficiente administración de inventarios genera ahorro de costos para toda la cadena y
permite a cada uno de los jugadores de este negocio maximizar sus beneficios.
Clasificación de
los inventarios
Según Gemeil, M.
T., J. R. Daduna, et al. (Febrero, 2007), los inventarios pueden clasificarse,
entre otros criterios, según: su naturaleza, su velocidadde rotación, su nivel de acceso, su
posición en el proceso logístico y su funcionalidad.
·
1. De acuerdo a su naturaleza.
·
De materias primas y materiales: Se trata de
productos que se utilizarán para formar parte del producto terminado. Su
reposición elevará los volúmenes hasta una norma máxima de inventario previamente determinada.
·
De productos en proceso: Se refiere a
partes y piezas que formarán parte del producto final aún sin terminar. Se
encuentran en todo el flujo de producción, y su comportamiento está en función de las
operaciones anteriores y posteriores al momento o lugar del proceso de que se
trate.
·
De productos terminados: Una vez
terminado el producto es envasado (y a veces también embalado) y pasa a formar
parte del inventario de producto terminado estando listo para su posterior
distribución y venta.
·
2. De acuerdo a la velocidad de rotación.
·
Inventario corriente: Se refiere al
inventario que se mueve dentro de márgenes típicos de rotación.
·
Inventario de lento movimiento: Integrado por
productos cuyos escasos movimientos de salida conducen a su relativa
inmovilización.
·
Inventario ocioso: Constituido
por productos sin salidas durante un período de tiempo dado. Su origen más
relevante está en las compras no justificadas y en menor medida en la
obsolescencia por cambio de tecnología.
·
Inventario obsoleto: Integrado por
productos que fundamentalmente por cambio de tecnología, se convierten en
inservibles, deviniendo en ociosos.
·
3. De acuerdo al nivel de acceso.
·
Inventario estratégico: Son productos
que se reservan de acuerdo a una estrategia nacional, ramal o empresarial
porque pueden servir de repuesto a un equipo vital para una determinada
actividad o que su adquisición y compra resulte muy compleja o lenta.
·
Inventario de reserva estatal: Son los
inventarios que se tienen para contingencias o catástrofes naturales. Deben
rotarse para evitar envejecimientos excesivos según su propia naturaleza.
·
Inventarios intocables: Son reservas
de las Fuerzas Armadas para su uso sólo en casos militares y deben rotarse
adecuadamente.
·
4. De acuerdo a su posición en el proceso
logístico.
·
Inventario en existencia: Son los
productos que se encuentran en un almacén.
·
Inventario en tránsito: Son los
productos que se encuentran moviéndose sobre un equipo de transporte entre dos
nodos (almacenes) de lared logística.
·
5. De acuerdo a su funcionalidad.
·
Inventario normal: El inventario
normal asegura la demanda de un producto, por ello cuando ésta excede lo
previsto es preciso recurrir al inventario de seguridad.
·
Inventario de seguridad: Es aquel que
permite cubrir las fluctuaciones aleatorias de la demanda y las de las
condiciones de suministro (plazo de suministro y calidad del producto).
·
Inventario disponible: El total de
las existencias que se hallan físicamente en el almacén, se denomina inventario
disponible. Es la suma del inventario normal y del inventario de seguridad.
Existen
diferentes modelos cuantitativos de inventarios,
desarrollados por los estudiosos del tema durante varias décadas, que permiten
gestionar eficientemente los inventarios en las organizaciones, a partir de establecer
políticas óptimas o económicamente ventajosas para el manejo de los mismos.
Para decidir el modelo de inventario a emplear, se debe distinguir el nivel de
dependencia de la demanda.
La demanda es independiente cuando
está influida directamente por las condiciones del mercado, y por tanto, es independiente a la
demanda de cualquier otro artículo. Dependiente es la
demanda que está relacionada directamente con la de otro artículo; se trata, en
lo fundamental, de partes o piezas de ensamble, así como de productos en
proceso.
Atendiendo a la
dependencia de la demanda, los modelos se agrupan en dos categorías:
·
Modelos de Reaprovisionamiento no Programado: Se utilizan
para el manejo de los inventarios con demanda independiente.
·
Modelos de Reaprovisionamiento Programado, para los inventarios
con demanda dependiente. Los artículos se gestionan mediante filosofías de
requerimientos. Este tipo de artículos están fuera del alcance del objeto de
estudio del presente trabajo.
Lo anterior
demuestra, lo necesario que resulta para la empresa actual gestionar eficiente
y eficazmente todos sus recursos. Por tanto, el contar con un procedimiento
científicamente fundamentado, con enfoque sistémico, donde se integren todos
los elementos que inciden en el mismo, y que le permita diseñar políticas de
gestión de inventarios económicamente ventajosas para la organización, es vital
para la obtención de los niveles de eficiencia con que deben operar las
empresas en la actualidad.
Procedimiento
propuesto para la Gestión de Inventario.
Muchas veces,
la política de la empresa, exige la compra
masiva de materias primas o productos acabados, como uno de los sistemas para
mantener los costos o para aprovechar una buena coyuntura del mercado. Ello,
trae consigo, la necesidad de contar, con unos medios racionales de
almacenamiento y manutención de los mismos, de forma tal, que no exceda las
ventajas que ha supuesto la compra de estos.
El procedimiento
que será utilizado es en aproximación al propuesto por la Dra. Ortiz Torres
(2004) que permite gestionar eficiente y eficazmente los inventarios con
demanda independiente, en empresas comerciales y de servicios. El mismo consta
de tres etapas:
·
1. Caracterización de la situación actual de la gestión de
aprovisionamiento en la organización objeto de estudio.
·
2. Diseño de políticas de inventario mediante modelos
económico-matemáticos.
·
3. Control y actualización periódica de los resultados.
Un aspecto muy
importante a considerar en esta etapa, es la caracterización de la función de
aprovisionamiento de la organización, para poderdiagnosticar la situación de la gestión
de inventario en ella, relacionándola con los demás elementos que integran
dicha función.
Selección y evaluación de proveedores.
Una de las
decisiones importantes del proceso de aprovisionamiento, es precisamente,
definir con qué proveedores debe la organización negociar sus compras. Esta
selección será un proceso por pasos, en el que se profundice cada vez más en
las características del proveedor objeto de estudio, de forma tal que el
listado se vaya reduciendo hasta determinar los proveedores finales, que serán,
por supuesto, aquellos que reúnan las mejores condiciones para la empresa, con
los que se negociará las compras y firmará los contratos.
El estudio de
diversos métodos de evaluación, así como las características de las
organizaciones estudiadas, le permitió a la Dra. Ortiz Torres proponer el
método que se describe a continuación. El método propuesto concibe utilizar el
enfoque cuantitativo y/o cualitativo en la evaluación de cada factor. La
novedad del método radica en que ante cualquiera de estas situaciones, el
parámetro podrá ser evaluado de forma cualitativa.
Parámetros a evaluar:
·
Calidad (C)
·
Cumplimiento del tiempo de entrega (CTE)
·
Flexibilidad (F)
·
Faltantes en la entrega (FE)
·
Precios (P)
·
Estabilidad del suministro, con relación a la disponibilidad del
producto (ES)
Se evaluará cada
parámetro de forma cualitativa, asignándole un valor numérico en un intervalo de 1 a 3
puntos donde:
·
3 sería la puntuación más elevada y expresará el cumplimiento total del
parámetro.
·
2 para un cumplimiento parcial, pero que la organización lo considera
aceptable.
·
1 para incumplimiento del parámetro, y por tanto, se considera
inaceptable.
La evaluación del
proveedor se obtendrá mediante una formulación matemática, a partir de definir ponderaciones
para cada uno de los parámetros, la cual tiene la siguiente expresión:
Los coeficientes
que permiten ponderar cada criterio, deben ser determinados en cada
organización mediante criterio de expertos. La autora recomienda, que siempre
que sea viable evaluar el indicador desde el punto de vista cuantitativo, se
utilice esta evaluación.
Calidad (C): Expresa el
grado de cumplimiento de las características cualitativas de los artículos que
suministra el proveedor. Desde el punto de vista cuantitativo, la evaluación se
realizará a través del siguiente indicador:
Desde el punto de
vista cualitativo, la evaluación se realizará comparando la calidad de las
mercancías vendidas por el proveedor, con la calidad de otros productos
similares que se ofertan en el mercado, de acuerdo a su cartera de proveedores.
·
Si la calidad ofrecida es superior a la de productos similares en el
mercado, la puntuación que recibe el parámetro será de 3.
·
Si la calidad ofrecida es igual a la de productos similares en el
mercado, la puntuación que recibe el parámetro será de 2.
·
Si la calidad ofrecida es inferior a la de productos similares en el
mercado, la puntuación que recibe el parámetro será de 1.
En el caso
específico del parámetro calidad, la autora considera que se deberá evaluar
desde los dos puntos de vista explicados anteriormente y la puntuación final
del parámetro será el promedio entre las dos puntuaciones recibidas.
Cumplimiento del
Tiempo de Entrega (CTE): Evalúa el grado de cumplimiento de lo
pactado, es decir, se valorará del total de solicitudes recibidas, cuántas han
cumplido con los plazos de entregas acordados. Desde el punto de vista
cuantitativo será a través del siguiente indicador:
Desde el punto de
vista cualitativo, la evaluación se realizará a través de la relación:
·
Tiempo de entrega real = Tiempo de entrega acordado, la puntuación que
recibe el parámetro será 3.
·
Tiempo de entrega real = Tiempo de entrega acordado + 1 ó 2 intervalos
de tiempo, la puntuación que recibe el parámetro será de 2.
·
Tiempo de entrega real = tiempo de entrega acordado + 3 ó más intervalos
de tiempo, la puntuación que recibe el parámetro será de 1.
Flexibilidad (F): Mide el grado
de respuesta del proveedor frente a nuevos requerimientos de la organización,
que no estén contemplados en los contratos efectuados.
·
Si no se producen variaciones con respecto a los contratos, o si la
respuesta del suministrador ante una variación es satisfactoria, la puntuación
que recibe el parámetro será de 3.
·
Si la respuesta es medianamente satisfactoria, la puntuación que recibe
el parámetro será de 2.
·
Si la respuesta es poco satisfactoria o no se aceptan cambios, la
puntuación que recibe el parámetro será de 1.
Faltantes en la
entrega (FE): Evalúa el grado de cumplimiento de las cantidades solicitadas en
cada pedido cuantitativamente, a través del siguiente indicador:
Estabilidad del
Suministro con relación a la disponibilidad del producto (ES): Evalúa el
grado de estabilidad que presenta el suministrador, con respecto a la
disponibilidad de los productos en el momento que se le soliciten.
·
Si el suministrador mantiene una oferta estable, la evaluación que recibe
el parámetro será de 3.
·
Si el suministrador mantiene una oferta poco estable, pero con cierta
frecuencia, el parámetro será evaluado de 2.
·
Si el suministrador presenta una oferta muy inestable o eventual, la
evaluación que recibe el parámetro será de 1.
En dependencia de
las características de cada organización, pueden ser suprimidos o incorporados
nuevos parámetros.
Diseño de políticas
de inventario de productos con demanda independiente, mediante el uso de
modelos cuantitativos.
En esta etapa es
donde se diseñan específicamente las políticas de inventario que debe seguir la
organización para realizar eficientemente la gestión de los mismos.
Clasificación de
los productos.
El objetivo de
clasificar los productos que integran el inventario, está dado por la necesidad
de diferenciar los artículos que lo conforman, para que, en dependencia del
grado de importancia que cada uno represente en el desempeño eficiente y eficaz
de la organización objeto de estudio, establecer estrategias diferenciadas para
su gestión.
El método ABC
conocido también como regla 20-80, es una de las técnicas universalmente más
aplicadas para seleccionar aquellos elementos más importantes dentro de un
colectivo determinado. Permite a la organización diferenciar los artículos
según su nivel de importancia, a fin de poder establecer estrategias
diferenciadas que posibiliten una gestión eficiente.
En esencia, con
esta técnica, los inventarios pueden ser clasificados por orden de importancia
en tres categorías fundamentales (A, B, C). El procedimiento general consiste
en ordenar todos los inventarios por el valor total del factor seleccionado
para el análisis. Para cada inventario se determina el valor acumulado (su
valor más el acumulado del inmediato anterior).
Proyección de la
demanda.
El objetivo de este
proceso es determinar para cada artículo del inventario, las cantidades
requeridas por la organización para el cumplimiento de su misión. Es importante
realizar los planes de compras sin incurrir en excesos de inventarios, pues
estos excesos repercuten luego en la elevación de los costos de conservación.
La proyección de
las demandas se caracteriza por la necesidad de elaborar gran cantidad de pronósticos, de gran cantidad de artículos,
generalmente para períodos cortos. Antes de proyectar la demanda, la
organización debe analizar los siguientes factores que condicionan la
proyección:
·
Análisis de los clientes
·
Clasificación de la demanda
·
Previsión de las necesidades
Para artículos con
demanda independiente y aleatoria, en la mayor parte de la bibliografía consultada
se utiliza los modelos de pronósticos basados en series de tiempo y, dentro de
estos, el Alisamiento Exponencial.
Sin embargo, cuando
estas condiciones no están presentes en la organización, la Dra. Ortiz Torres
propone utilizar métodos cualitativos de pronóstico,
basados en la elaboración de escenarios alternativos. De esta forma, la
organización dispone de diferentes alternativas en el proceso de toma de
decisiones.
Costos de
aprovisionamiento.
El principal reto
que enfrenta la empresa cuando gestiona sus inventarios, es el de mantener
en equilibrio la relación entre el servicio
prestado al cliente y los costos asociados al sistema. De ahí la necesidad de
una buena estimación de los mismos.
La clasificación
habitual de costos que se usa en los sistemas de gestión de inventarios es:
·
Costo de adquisición de los productos.
·
Costos de lanzamiento del pedido.
·
Costo asociado a la conservación de los productos en el almacén.
·
Costos de rupturas de stocks.
Control y
actualización periódica de los resultados.
Cualquier sistema
necesita una retroalimentación efectiva para su buen
funcionamiento. Esta última etapa permite esto; de ahí su elevada importancia.
Se deben diseñar sistemas de control, adecuados según las
particularidades de cada organización, que permitan detectar con rapidez
situaciones no deseadas, teniendo en cuenta los cambios que se produzcan en el
entorno, a fin de realizar las adecuaciones necesarias para que el sistema
funcione.
Por otra parte, el
sistema de control que se establezca debe permitir:
·
conocer la situación que presentan los proveedores con los cuales la
organización mantiene relaciones contractuales.
·
detectar con rapidez los nuevos productos del mercado y posibles
proveedores.
·
conocer a los clientes.
·
una comunicación efectiva del personal de compras con el área de mercadotecnia, para evitar que se compren
productos que no cumplan con los estándares de calidad requeridos o no sean de
la preferencia de los clientes.
·
un monitoreo continuo de las existencias cuando se establezcan sistemas
de revisión periódica de los inventarios, para evitar la obsolescencia de
productos almacenados.
·
la actualización de los resultados obtenidos ante variaciones en
los datos de partida.
Descripción del
objeto de estudio.
La CONSTRUCTORA X,
empresa objeto de estudio, se encarga de la realización de obras turísticas
autorizadas, bajo la modalidad de llave en mano siendo el Cliente o Propiedad la empresa Inmobiliaria que
dispone de los recursos financieros para la ejecución de estas obras
priorizadas.
Los competidores
del mismo sector se encuentran la Unión de
Constructores y demás Contingentes de la Construcción, los cuales tienen el mismo
objeto social, construir edificaciones.
Los competidores
potenciales para la EMPRESA CONSTRUCTORA X lo constituyen dos empresas que se
dedican a la reparación ymantenimiento de instalaciones hoteleras.
Clientes: Inmobiliaria.
Proveedores: La principal
empresa proveedora nuestra de recursos materiales y equipos es una empresa
comercializadora, y como proveedores derecursos humanos son dos empresas
constructoras, las cuales se encargan de garantizar la cantidad de trabajadores
necesarios para cumplir con el cronograma de ejecución de la obra.
La misión de
la EMPRESA CONSTRUCTORA X es: Edificar las obras de infraestructura
hotelera en el polo turístico para el desarrollo de la industria turística como
locomotora de la economía del país. Contando para ello con la profesionalidad,
la responsabilidad y la creatividad de losequipos de trabajo eficientes, y
cumpliendo, con especial cuidado, con nuestra responsabilidad en la
preservación del medioambiente.
El proceso
principal de la EMPRESA CONSTRUCTORA X es la ejecución de
instalaciones hoteleras, en cuya entrada se contemplan los materiales, materias
primas, y demás recursos, los cuales son trasformados con el apoyo de procesos
auxiliares y la fuerza de trabajo, hasta obtener como
resultado final una instalación hotelera con las características y calidad que
exige el cliente, es decir, el futuro explotador del hotel.
Además, como resultado del mismo, se obtiene la experiencia y know how para
todos aquellos que intervienen en la ejecución de este gran proceso.
La EMPRESA
CONSTRUCTORA X está compuesta principalmente por doce departamentos,
Departamento Dirección de Obra, Departamento ESTUDIOS, Departamento de
Cubiertas y Acabados Exteriores, Departamento de Estructura y Áreas Exteriores,
Departamento de Logística/Compras, Departamento de Acabados y Mobiliario,
Departamento Formación, Departamento Calidad, Departamento AGF, Departamento
Instalaciones Generales, Departamento Recursos Humanos y Departamento JURIDICO
y GESTION DE CONTRATOS.
El estudio
realizado sirve de referencia para demostrar que una gestión eficiente de los
aprovisionamientos, garantiza una mejora en los resultados económicos de las
empresas.
Aplicación del
procedimiento propuesto en la Empresa Constructora X.
Se hace necesario
aclarar que el procedimiento de Ortiz Torres (2004) propuesto para realizar
esta investigación con el fin de diseñar una
nueva política de inventario tomando como base un modelo económico matemático,
se pudo utilizar parcialmente ya que la información necesaria no fue facilitada
por cuestión de seguridad de la empresa, alcanzando solamente la meta de clasificar los productos
sirviendo para tomar decisiones, pronosticar la demanda así como calcular los
costos de aprovisionamiento.
Caracterización de
la situación actual de la gestión de aprovisionamiento en la organización
objeto de estudio.
La Empresa
Constructora X posee sus inventarios de seguridad y una prioridad para la
prestación del servicio al cliente externo. Para ello, la estrategia de compras
está regida primeramente por el cronograma de ejecución de la obra y además por
los niveles de stocks de los productos a utilizar y su demanda, valorando en
todo momento su calidad y precio.
El suministro se
realiza cuando se estudian las propuestas de los proveedores respecto a
precios, cantidades, tiempos de entrega, créditos de pago, calidad de la mercancía
y garantías, para proceder a la compra de los mismos según las necesidades de
la organización previo estudio de las existencias en almacenes y de los
inventarios de seguridad.
Para realizar la
gestión de aprovisionamiento (compra y almacenamiento) la empresa requiere de
recursos financieros, los cuales son pactados en el precio cerrado del contrato y financiado por la
Inmobiliaria. Las compras de la entidad son decididas por el Comité de Compras.
El proceso de
aprovisionamiento de la empresa parte del estudio y conocimientos de las
entidades suministradoras que operan en frontera o fuera de estas, ya sea porque
ellas proponen las ofertas o por conocimientos de la existencia de las mismas
en entidades comerciales por parte de los especialistas. La acción de comprar
es una de las primordiales para este tipo de empresas. Por ello, debe
realizarse con una plena convicción de qué, a quién, cuánto, cuándo y de que
manera hacerlo.
El sistema de
control de inventario que se lleva a cabo en esta organización es una
herramienta informática, utilizada para el seguimiento y control de
los productos dada su orden de compra, desde que el producto llega al almacén
hasta la solicitud de despacho a la Obra, dando incluso su ubicación específica
en cada almacén. Se realiza además el control del inventario al 100 % de los
productos por la Empresa.
Para la selección
de proveedores la Empresa Comercializadora le oferta al departamento de compra
y a los especialistas por actividad, los contratos, para a través del colegio
de compra evaluar la factibilidad económica. Es posible por
ellos que para cada producto seleccionado se contacta con al menos 3 proveedores
buscando precios, calidad y competitividad, evitando además la dependencia
extrema con un único proveedor. Aunque el proceso de intercambio y relación es
a través del jefe de compras los suministradores son seleccionados en un marco
de dirección colectiva y colegiada. Las relaciones con los proveedores son
sobre bases contractuales, lo cual permite establecer calidad del producto,
plazos de entrega y términos de pagos.
La Empresa
Constructora X cuenta con una infraestructura de transporte que no le permita
hacer frente al proceso de aprovisionamiento, por lo cual le contrata este
servicio a terceros.
La instalación
cuenta con un departamento de compras que se encarga de implementar un
mecanismo para regular las compras de importación y locales. Los proveedores
son seleccionados por los especialistas por actividad y el departamento de
compra.
Procedimiento para
las Compras.
El procedimiento
para realizar las compras en la Empresa Constructora X, llevado a cabo por el
Departamento de Compras, consta de diferentes etapas.
·
1. Emisión de Solicitud de Licitación o
Solicitud de Compras.
·
2. Elaboración de Dictámenes Técnicos.
·
Garantía del suministro.
·
3. Elaboración de Órdenes de Compras.
·
4. Preparación y Desarrollo de los Comités de
Contratación.
Diagnóstico de la
situación actual de la gestión de inventarios.
Dentro de este gran
almacén, se toma como objeto de estudio para la realización del diagnóstico, el área correspondiente a Cerámica, pues es una de las áreas que
presenta mayor niveles de inventarios.
Estos niveles de
inventario se pueden clasificar según los criterios de Gemeil, M. T., J. R.
Daduna, et al. (Febrero, 2007), en:
·
De acuerdo a su naturaleza, de materias primas y materiales.
·
De acuerdo a la velocidad de rotación, Inventario corriente y en algún
por ciento Inventario de lento movimiento.
·
De acuerdo a su posición en el proceso logístico, Inventario en
existencia.
·
De acuerdo a su funcionalidad, Inventario disponible.
Para conocer la
situación actual existente en el área se usaron métodos como: la observación
directa, entrevistas y tormenta de ideas.
A continuación se
refleja el comportamiento del nivel de inventario en los últimos 4 años:
2006 4 490.7 MUSD
2007 10 390.5
"
2008 9 736.3 "
2009 18 414.4
"
Hoy tenemos 4.5
veces más stock que en el 2005 y dos veces más que hace 6 meses y sin crecer en
naves o locales, se han habilitado espacios entre contenedores, pero es
insuficiente tanto en capacidad como en condiciones, dado el incremento de las
Obras en ejecución.
Que provoca esta
situación:
·
1 Exceso de mercancías en las naves que dificulta las ubicaciones
de las mismas en el almacén, ocasionando atrasos en los despachos así comoproblemas en los inventarios.
·
2 Necesidad de almacenar mercancías en el patio con el riesgo de deterioro y pérdida de los
mismos.
·
3 Reubicación constante de mercancías que pierde su ubicación
original con el posterior descontrol que esto origina en el software.
·
4 Faltantes y sobrantes de inventarios por no aparecer la mercancía
al ser muy difícil su localización.
·
5 Productos ociosos en existencia aumentando los niveles de
inventario, los cuales son sobrantes de obras ya terminadas.
·
6 Almacenaje de productos devueltos de las obras debido a rotura o
mala calidad de los mismos.
·
7 No se toman en cuenta por el Comité de Compra, ni los costos de
ordenar el pedido ni los de almacenamiento, a la hora de planificar las
compras.
Sin embargo, a
pesar de que algunos de los señalamientos negativos tienen una repercusión
importante para la empresa, también existen aspectos positivos relacionados con
el aprovisionamiento y la gestión de inventarios como son:
·
1. Se mantienen muy buenas relaciones con proveedores y clientes.
·
2. En el Comité de Compras existe cohesión y todos sus integrantes
ya acumulan períodos de experiencia.
Selección y
evaluación de proveedores.
En el caso de los
proveedores, es necesario destacar que en su gran mayoría mantienen normalmente
un suministro estable a la empresa aunque en ocasiones han existido problemas
en situaciones excepcionales (huracanes, penetraciones del mar, etc.). Se
considerará proveedor a toda aquella entidad que beneficie a la EMPRESA
CONSTRUCTORA X mediante la venta de productos y/o servicios.
Para evaluar a los
mismos, se desarrollará el procedimiento anteriormente y como centro de ello se
trabajó con el grupo de expertos, compuesto por:
·
Jefe de Departamento de Compras.
·
Adjunto Departamento de Compras.
·
Jefe de Almacén.
·
Especialistas de la Actividad de Acabados.
·
Dependiente de Almacén.
La siguiente
tabla muestra los resultados por proveedor y por
parámetro.
Tabla 3.1. Evaluación de Proveedores Almacén
Cerámicas.
Fuente: Elaboración
propia a partir de los resultados de la aplicación del método de evaluación de
proveedores.
Según el
procedimiento utilizado, la mayoría de los proveedores resultaron
recomendables, con mención especial para Pamesa, Multidoor y MAPEI, que fueron
los de mayor puntuación, demostrando su alto nivel de competitividad en el
mercado por la calidad de los productos que ofertan, el cumplimiento con el
tiempo de entrega, no se encuentran faltantes en las entregas, así como la
estabilidad en el precio y en los suministros. BD Caribe alcanzó el mínimo en
la puntuación, ya que en ocasiones no se compromete ante peticiones
coyunturales de la empresa sin poder cumplir en tiempo, presentando problemas
con la calidad, precio y la estabilidad del suministro. Wendon y MIDEA deben
seguir bien de cerca el desempeño pues presentan puntuaciones muy cercanas al
mínimo y pudieran decaer en el mercado.
Diseño de políticas
de inventarios mediante el uso de modelos económico – matemáticos.
Clasificación de
productos.
La recopilación de
la información necesaria para poder desarrollar el proceso investigativo
propuesto se hizo a partir del software, el cual utiliza el Método ABC para
cumplir con una de sus funciones, clasificar los niveles de inventarios
existentes con el fin de conocer cuáles de ellos inciden en mayor por ciento en
el inventario.
El funcionamiento
del software es sencillo, una vez que se entran los datos al sistema este se
encarga de clasificarlos en A, B, C o D, y para ello tiene en cuenta la
cantidad de productos existentes y su importe, realiza una sumatoria y calcula
el 80% del valor para los productos A que a su vez se corresponden con el 20%
de la cantidad de productos en almacén, el 15% del valor siguiente se
corresponde con los productos B y el 5% restante a los C. En esta clasificación
se incluyen los productos D a todos aquellos que su valor en inventario es
cero, es decir, se corresponden con los productos de muestra.
La tabla siguiente
muestra la clasificación de ls productos:
Tabla 2.
Clasificación de productos Almacén Cerámicas.
Clase
|
Nº Prods.
|
% Prods.
|
Acumulado %
Prods.
|
% valor anual
|
Acumulado % valor
anual
|
A
|
50
|
18.94
|
18.94
|
77.67
|
77.67
|
B
|
71
|
26.89
|
45.83
|
17.02
|
94.69
|
C
|
143
|
54.17
|
100.00
|
5.31
|
100.00
|
Total general
|
264
|
100
|
|
100
|
|
Fuente: Elaboración
propia según los resultados de la aplicación del método ABC.
·
Grupo A: Conformado por 50 productos, representando el 18.94% del total
y el 77.67% del valor del inventario.
·
Grupo B: Conformado por 71 productos, representando el 26.89% del total
y el 17.02% del valor del inventario.
·
Grupo C: Conformado por 143 productos, representando el 54.17% del total
y el 5.31% del valor del inventario.
A partir de esta
clasificación la dirección de la empresa puede ubicar los productos en el
almacén con vistas a obtener una mejor distribución del inventario.
Proyección de la
demanda.
Debido a la
importancia de realizar los planes de compras sin incurrir en excesos de
inventarios, se procede a realizar este paso, pues estos excesos repercuten
luego en la elevación de los costos de conservación.
Por no contarse con
la información suficiente para poder aplicar los modelos de pronósticos basados
en series de tiempo, específicamente el
Alisamiento Exponencial, como se explica en el procedimiento expuesto por la
Dra. Ortiz Torres, se decidió proyectar la demanda de acuerdo con el criterio
de especialistas de la empresa, utilizando métodos cualitativos de pronóstico,
basados en la elaboración de escenarios alternativos.
Los especialistas
propusieron desarrollar dos escenarios: Más Probable y Optimista. Para la
elaboración de los escenarios alternativos, se tomó como base la demanda real
para los productos tipo A. En el escenario más probable, los niveles de
inventarios reales del año 2008 permanecerían muy parecidos para igual período
del 2009. El optimista correspondería a un incremento de un 5% sobre los
niveles de inventarios de cada mes propuestas en el escenario Más Probable,
teniendo en cuenta el criterio de los expertos, o sea, que también estarían
comprendidos en ese por ciento el aumento en el número de locales de un proyecto ejecutivo a otro.
Se hace necesario
aclarar que esta empresa debido a las características que presenta por operar
bajo la forma de Proyecto, los inventarios se planifican cuando se elabora
el presupuesto objetivo en la fase
conceptual del proyecto a ejecutar. Para los mismos se prevé, por experiencia
de los especialistas en cada actividad en proyectos anteriores, alrededor de 5% por
encima del inventario requerido, para cualquier contingencia que pueda surgir
durante el transcurso de la obra.
Costos de aprovisionamiento.
El departamento de
Compras está conformado por 12 compañeros, incluyendo a un expatriado como
Asesor del Departamento. Estos se encargan de procesar toda la información que
reciben del resto de las áreas con vistas a lograr que no exista atraso en los
proyectos de ejecución por cuestiones de aprovisionamiento.
De los costos de
aprovisionamiento, solamente se pudo tener en cuenta para este análisis los
relacionados con el personal, ya que por razones de seguridad de la empresa no
se facilitaron los datos para realizar el análisis.
Gastos de salario = 3 932.73 $/año
Gastos de alimentación = 6 692.40
$/año
Gastos de
transportación = 1 372.80 $/año
Gasto Total =
11 997.93 $/año
Con la elaboración
de este capítulo se puede concluir que el procedimiento propuesto por la Dra.
Ortiz Torres (2004) empleado para el desarrollo de esta investigación, a pesar
de que se utilizó parcialmente, sirvió como base para identificar los
principales proveedores de la Empresa, clasificar los productos existentes en
inventario con vista a tomar futuras decisiones, así como determinar los
principales costos correspondientes al aprovisionamiento.
·
1. El estudio realizado sirve de referencia para demostrar que una
gestión eficiente de los aprovisionamientos, garantiza una mejora en los
resultados económicos de las empresas.
·
2. La base para la investigación es el procedimiento propuesto por
la Dra. Ortiz Torres (2004) para la gestión de inventarios con demanda
independiente en empresas comerciales y de servicios.
·
3. El procedimiento utilizado por el Departamento de Compras de la
Empresa CONSTRUCTORA X para garantizar el funcionamiento en tiempo de la
Gestión de Aprovisionamiento en las Obras de la misma está acorde a cubrir las
principales necesidades del cliente "La obra", aunque presenta
algunas deficiencias.
·
4. Se realizó una evaluación de proveedores siguiendo el
procedimiento planteado en el Capítulo III, la cual permitió a la entidad
conocer cuales de ellos son más confiables y eficientes, destacándose Pamesa,
Multidoor y MAPEI por obtener la más alta puntuación con respecto al resto.
·
5. Se utilizó el Método ABC Multicriterio, para clasificar los
productos según su importancia y los resultados se muestran a continuación:
·
Grupo A: Conformado por 50 productos,
representando el 18.94% del total y el 77.67% del valor del inventario.
·
Grupo B: Conformado por 71 productos,
representando el 26.89% del total y el 17.02% del valor del inventario.
·
Grupo C: Conformado por 143 productos,
representando el 54.17% del total y el 5.31% del valor del inventario.
·
6. Además se hizo un análisis de los principales costos que
influyen en la gestión de inventario y una proyección de la demanda basada en
escenarios alternativos, lo que constituyó la información de partida para el
diseño de un modelo de gestión de stocks.
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